Eu nunca tinha ouvido falar da Lei de Parkinson. Até semana passada.
Mas por alguma estranha coincidência, ouvi 2 vezes na mesma semana! Claro que fiquei curiosa para entender o que significava e fui logo para o Google fazer aquela pesquisa básica.
E aí veio a constatação. Apesar de nunca ter ouvido falar, me identifiquei completamente…. Já fui “vítima” dessa Lei várias vezes na vida, em diversas instâncias…
Muito provavelmente você também.
Mas afinal, o que é essa Lei de Parkinson? Descubra e conheça 6 passos simples para derrotar a Lei de Parkinson e aumentar sua produtividade.
Você reconhece esses sintomas?
Um professor e historiador britânico chamado Cyril Northcote Parkinson publicou um artigo na revista The Economist em 1955 onde disse a frase abaixo:
Em outras palavras: se temos 1 hora para fazer alguma coisa, vamos achar uma forma de concluir em 1 hora. Se temos 1 dia, vamos gastar o dia todo. Ou seja, usamos o tempo máximo disponível.
Nesse artigo, Parkinson dá exemplos de como enrolamos até que não tenha mais jeito e a data limite chega. E aí corremos par terminar o que poderíamos ter feito com calma antes.
Se identificou?
A maioria de nós faz isso no dia a dia, sem se dar conta. Fazemos isso nos assuntos pessoais e profissionais. Pensa na data de entrega do seu imposto de renda! No trabalho chato que fica para a última hora! Na prova para a qual a gente deixava pra estudar de véspera!
A Lei de Parkinson no seu dia a dia
Muitas vezes deixar as coisas para a última hora é enrolação nossa mesmo.
Mas também tem os casos em que a gente gasta todo o tempo disponível tentando melhorar alguns detalhes e acrescentando pontos que não faziam parte do escopo original. Exagerando um pouquinho, parece que a gente quer transformar um parágrafo em um livro inteiro.
E ainda tem as inúmeras distrações no caminho: um e-mail que acabou de chegar, a mensagem de WhatsApp, a conversa de alguém…
Tudo isso faz com que realmente gastemos muito mais tempo do que o necessário para terminar determinada atividade.
A Lei de Parkinson no seu dia a dia do seu funcionário
Você tem funcionários? Se sim, pensa comigo.
Se você sofre com a Lei de Parkinson, por que seu funcionário não passaria por isso também?
Pois é. Seu colaborador também tem tendência a deixar para a última hora. E ele ainda pensa: “se eu terminar antes vão me mandar fazer alguma outra coisa”.
E assim, a produtividade da sua empresa vai para o brejo…
Mas você não quer e não pode deixar isso acontecer, certo? Então, o seu primeiro passo é evitar aquelas piadinhas do tipo:
– Já terminou? Então da próxima vez vou te dar um prazo menor.
– Já que acabou tão rápido, faz mais essas coisinhas aqui.
Os comentários desse tipo não fazem bem à sua equipe. O que elas precisam é de incentivo para continuar sendo ágeis. Tente uma outra abordagem. Por exemplo:
– Terminando aí, faça uma pausa para um cafezinho.
A seguir, conheça 6 passos para derrotar essa Lei.
6 passos para desafiar a Lei de Parkinson e aumentar sua produtividade
1- Limite o escopo, a entrega final
O primeiro passo é definir o que deve ser efetivamente entregue no final. Qual o produto desse trabalho e o que está incluído nele? Se você está realizando um projeto, do que se trata, qual o objetivo? O que significa “entregar” e concluir esse projeto?
Quando temos um escopo amplo ou vago demais a tendência é nos perdermos e nem saber por onde começar.
2– Divida uma grande tarefa em atividades menores
Para não deixar que o trabalho se expanda e preencha todo o tempo, a ponto de te deixar sobrecarregada no final, divida uma grande tarefa ou um grande projeto em etapas menores, em marcos que precisam ser concluídos para completar a entrega final.
3– Defina prazos
Defina o prazo para a conclusão de cada atividade e se atente a ele. Não se deixe levar pela sensação de que dá para recuperar o tempo perdido depois.
Sem prazos definidos corremos o risco de nunca terminar algo. Sabe aquele plano que não sai da gaveta? Temos que evitar isso…
4– Liste e separe todo o material necessário
Antes de colocar a mão na massa, identifique todo os recursos necessários e já os separe, sejam recursos físicos ou informações (como uma pesquisa, por exemplo).
Assim, você se distrai menos e não precisar interromper a atividade para procurar algo que esqueceu.
5– Concentre-se na execução
Evite distrações ao longo do caminho. Defina um prazo durante o qual você vai se desligar do mundo para focar somente na conclusão da atividade que está realizando.
Coloque o celular no silencioso, feche o programa de email, vá para um lugar tranquilo… Concentre-se. Pode ser por 30 minutos, mas durante esse tempo, não pare!
6– Crie incentivos para acabar antes do prazo.
Agora sim, pode relaxar. Terminou o que precisava ser feito? Se sim, pode tomar seu cafezinho, ler suas mensagens, dar aquela olhada nas redes sociais…
Os 6 passos acima servem para atividades corriqueiras e para projetos complexos.
Por exemplo. Você pode definir que vai ter um bloco de tempo de meia hora para ler e responder seus e-mails. Tenho certeza que nesse tempo você vai saber priorizar os e-mails mais importantes e urgentes para ler e responder.
Se não definirmos tempo para a atividade “ler e-mails”, o que acaba acontecendo é que começamos pelos menos importantes e podemos gastar uma manhã inteira nisso. Acabamos abrindo aquele e-mail de promoção que nos desperta a curiosidade de dar uma olhadinha no site daquela loja e podemos perder um bom tempo procurando algo para comprar (mesmo sem precisar).
Quando limitamos o tempo para fazer algo, priorizamos o que é de fato importante e urgente e encontramos formas mais práticas e criativas de executar aquela atividade. Evitamos as distrações e os rodeios. Ficamos mais objetivos e mais direto ao ponto. Ou seja, ficamos mais produtivos.
Colocar os pontos acima em prática e torná-los natural é um exercício constante. Hoje, ao escrever esse post, fiz esse exercício comigo mesma. Me impus um prazo de 1 hora para terminar. Atrasei 5 minutos, mas foi um bom começo…
Tente você também colocar isso em prática e me conte nos comentários se funcionou para você.
