No dia a dia de uma empresa sempre há muita coisa a fazer. É comum chegar esgotada no final do dia e ainda ter aquela sensação de que não fez tudo que deveria ter feito.
Isso acontece com você?
Pois é. Acontece comigo também.
A gente se perde em uma pilha de afazeres e de tarefas.
Mas por que isso ocorre? A explicação para isso é uma daquelas verdades que machucam.
Estar ocupada é diferente de ser produtiva.
Talvez você esteja sempre bastante ocupada, mas será que seus dias têm sido produtivos? Será que você está escolhendo corretamente em quais ações focar?
Onde colocar meu foco?
Uma das principais dificuldades em administrar um negócio é justamente definir quais atividades merecem seu tempo e dedicação.
Sempre há muitas coisas a fazer, mas se você vai focar sua energia em alguma coisa, tenha certeza que seja em algo relevante para seus resultados.
Agora você deve estar pensando:
Como assim?
Tudo o que eu faço é importante!
Sinto te desapontar, mas não é verdade. Nem tudo o que você faz é importante para os resultados do seu negócio.
E o pior, talvez você esteja gastando tempo no que não importa e deixando de lado o que realmente é relevante para sua empresa.
Princípio de Pareto ou Regra 80/20
Você já ouviu falar em Pareto ou Regra dos 80/20?
Vilfredo Pareto foi um economista italiano que, no final do século 19, observou que 20% das vagens que plantava em seu jardim produziam 80% das ervilhas. Intrigado com esta desproporção, analisou as plantações vizinhas e achou o mesmo resultado.
Expandiu sua observação e concluiu que 80% das terras italianas pertenciam a cerca de 20% da população. E o mesmo ocorria nos demais países…
No campo da economia e da administração, esse estudo evoluiu para o que hoje é chamado de Princípio de Pareto ou Regra 80/20.
O importante desse princípio é observar que a maior parte dos efeitos (80%) vem de uma pequena parte (20%) de causas.
Trazendo esta regra para o dia-a-dia dos negócios, podemos dizer que:
-
- 80% das vendas vem de 20% dos produtos;
- 80% do faturamento vem dos 20% maiores clientes;
- 80% das reclamações também vem de 20% dos clientes;
E vale a regra para outros pontos da nossa rotina, como:
-
- 80% das vezes usamos 20% das nossas roupas e sapatos;
- 80% do tempo usamos 20% dos apps que instalamos no nosso celular.
O importante não é a exatidão dos 80/20. Pode ser 75/25 ou 70/30. O que importa é compreender que há uma desproporção entre causa e efeito.
Dado que essa desproporção ou desequilíbrio acontece em tantas áreas, podemos afirmar que ocorre também nas atividades que nós realizamos.
Vamos fazer esse exercício entre suas ATIVIDADES x seus RESULTADOS? Veja abaixo como.
Como priorizar minhas atividades?
Vamos começar aplicando a regra 80/20 nas suas atividades?
Pelo Princípio de Pareto podemos dizer que apenas 20% das suas atividades são responsáveis por 80% do seu faturamento.
O inverso também ocorre: 80% das atividades são responsáveis por 20% do faturamento.
Imagine que seu faturamento e suas atividades estejam divididos em 2 caixas, representadas abaixo.
CAIXA 1
80% do faturamento
20% das atividades
CAIXA 2
20% do faturamento
80% das atividades
Qual caixa você defenderia a todo custo? A que você pegaria primeiro?
A caixa 1, certo?
Logo, para fazer a melhor escolha sobre onde investir seu tempo, é preciso identificar quais atividades estão diretamente relacionadas a maior fatia do seu faturamento.
No limite, isso significa que se você fizer apenas 20% do que você faz, ainda assim 80% do seu faturamento estaria garantido.
Não estou dizendo para você negligenciar ou ignorar as atividades que te trazem os outros 20% de faturamento.
O que estou dizendo é que essas são as atividades que você precisa trabalhar de uma outra forma ou deixar para um segundo momento.
Algumas alternativas para abordar as atividades da caixa 2 são:
– Delegá-las para um colaborador;
– Executá-las somente após ter resolvido os pepinos que podem prejudicar os resultados da sua caixa 1.
A conscientização dessa relação entre atividades x faturamento te ajudará a definir como alocar seu precioso tempo.
Experimente analisar a sua agenda com esse olhar mais crítico.
E assim, você chegará ao fim do dia com a sensação de ter contribuído para os resultados da sua empresa e não somente ter deixado a agenda cheia.
Como organizar minha agenda?
Vamos transformar o Pareto em método para organizar seu trabalho?
Passo 1 – identificar as ações, produtos, processos e clientes responsáveis pela maior parte do seu faturamento. Essas são suas estrelas.
Passo 2 – identificar as atividades que você faz que estão relacionadas às suas estrelas.
Passo 3 – priorizar sempre essas atividades e, se possível, delegar as demais.
Uma frase que gosto muito é:
